“Manusje van alles”

Gastcolumn door Nicolle van Helvert.

Tja, en dan wordt je gevraagd om een artikel over je eigen functie te schrijven. Dat blijkt iets lastiger dan gedacht. Waar moet ik beginnen? Wat doe ik eigenlijk allemaal op kantoor?

De titel van mijn functie is Backofficemedewerkster. In grote lijnen komt het er op neer dat een ik op de achtergrond (administratieve) ondersteuning biedt aan collegae. In deze functie zou je nagenoeg geen contact met klanten hebben. Echter, mensen die geregeld bellen naar kantoor, of een afspraak op kantoor hebben, zien en horen mij wel. Vaak ben ik verantwoordelijk voor het eerste contact met een klant of bezoeker van kantoor.

Daar houdt mijn functie echter niet op. Binnen Tripolis Business Support heb ik een ondersteunende rol en ben ik verantwoordelijk voor het secretariaatswerk. Dat houdt onder andere het verwerken van interne en externe correspondentie, agendaplanning en –beheer, en het organiseren van diverse facilitaire zaken in. Ik werk brieven, memo’s en verslagen uit. Ik organiseer en bereidt de diverse overleggen, die wij binnen ons kantoor kennen, voor. Ik notuleer vergaderingen. Verder help ik daar waar het nodig is.

Sinds begin dit jaar werken wij binnen Exact met de module Practice Management. Samen met Karina heb ik aan de implementatie van dit project gewerkt. Binnen Practice Management voer ik de uren van de medewerkers in en draag ik zorg voor de maandelijkse facturen van onze Ondernemersdesk-klanten. Ook nieuw sinds begin van dit jaar is het Tripolis Business Support Office Portaal. In dit portaal wisselen wij op een snelle en veilige manier documenten uit met onze klanten. Karina en ik introduceren dit portaal bij onze klanten. Samen met de consultant van de desbetreffende klant vullen we het portaal en houden we deze up-to-date. Last but not least ben ik nauw betrokken bij de migratie naar de Cloud. Met onze mail en al onze data gaan we binnenkort “over” naar Office 365. Oh ja, ik ben ook BHV-er binnen ons bedrijf.

Jullie zien het, een andere mooie naam voor mijn functie zou ook “manusje van alles” kunnen zijn. De vele verschillende facetten van mijn werk vind ik heel leuk. Het is mooi om te ervaren dat ik met mijn werkzaamheden er zorg voor draag dat het “loopt” op kantoor, dat ik collegae werk uit de handen kan nemen, en er voor kan zorgen dat alle bezoekers van ons kantoor zich welkom voelen.

Geef een reactie

(veiligheidstest) *