4x waarom je brainstorm mislukt

Op een zonnig terras aan het water, op een kleedje in het park, soms is het goed om voor de afwisseling eens een andere plek te kiezen voor je vergadering. Je haalt je medewerkers even uit hun dagelijkse kantoorsores en plaatst ze in een omgeving waar ze zich vrijer voelen om mee te denken. Waarom levert een brainstorm buiten de deur dan vaak zo teleurstellend weinig op? De vier redenen waarom het fout gaat.

1. Te weinig voorbereiding

Zo nu zijn we eens met zijn allen bij elkaar. Dat is een mooi moment om het eens te hebben over dat punt dat me al maanden dwars zit. Je moet je ervan bewust zijn dat er altijd een aantal medewerkers tussen zitten die op die manier de brainstorm in zullen gaan. Ze kunnen ervoor zorgen dat de middag ontaardt in een discussie over bijzaken. Laat je niet verrassen door die onverwachte agendapunten. Je kunt dit ondervangen door een kort gesprek te hebben met iedereen voorafgaande aan de brainstorm. Je kunt ze ook vragen om van te voren jou persoonlijk te mailen om dingen door te geven waarvan ze vinden dat die tijdens de brainstorm ter sprake moeten komen. Het heeft twee voordelen. Je kunt medewerkers zo nodig terugmailen dat je het een goed punt vindt, maar het niet geschikt is voor de vergadering. Tegelijk kun je onverwachte stennisschoppers tijdens de vergadering zeggen dat ze dat van te voren hadden kunnen mailen en ze de vergadering afremmen.

2. Je kiest geen duidelijk format

Iedereen heeft zijn kopje muntthee en koekje voor zich. Het zonnetje schijnt je heerlijk in je gezicht. Er ligt een A4'tje met punten voor je. Je begint bij het eerste punt, dan valt een collega in met een interessant idee en voordat je het weet, ben je drie uur - en nog geen agendapunt - verder. Je organiseert geen vergadering buiten de deur om de lopende zaken te bespreken. Verspil je tijd dus niet aan nutteloze agendapunten. Een nieuwe visie? Nieuwe ideeën voor producten of diensten? Uit een brainstorm wil je meer fundamentele ideeën kunnen halen. Zie zo'n sessie als het vergaren van ideeën en om ze te vangen zul je een goede vorm moeten vinden. Presenteer de spelregels aan het begin van de vergadering en zorg dat je sturend optreedt. Zeg bijvoorbeeld dat de middag is opgedeeld in drie stappen, waarbij je van algemene ideeën naar concrete invullingen toewerkt. Kies er bijvoorbeeld voor om iedereen aan het begin van zo'n stap twee ideeën te laten schrijven op Post-it briefjes. Plak die briefjes vervolgens op een bord om er in een meer vrije vorm over te kunnen doorpraten. Houd de klok in de gaten en zorg dat je alle stappen doorlopen hebt aan het einde van de middag.

3. Je kiest een te ontspannen setting

Het klinkt natuurlijk heel leuk om met je team op een mooie zomerdag op het strand te brainstormen, of in een hip café te midden van allemaal borrelende gasten. Vaak leveren te lichtvoetige locaties niet de beste ideeën op. Het is een misverstand om te denken dat een creatief uitgekozen ruimte ook automatisch tot creatieve ingevingen zal leiden. Er ontstaat een jolige stemming. Zo, denkt je team, nu gaan we eens lekker achterover zitten, we hebben een middag ‘ijsvrij’. Een brainstorm is ook werk, dat moet wel duidelijk blijven. Kies daarom een locatie waar je niet teveel wordt afgeleid. Een conferentiecentrum in een landelijke omgeving of een vergaderruimte op een mooie locatie in de stad, het klinkt minder hip maar is effectiever. Je werknemers zijn uit hun omgeving, maar er zijn wel alle  faciliteiten aanwezig – bijvoorbeeld een whiteboard, schrijfmateriaal, een goede lunch – om productief te kunnen zijn.

4. Je nodigt teveel mensen uit

Als dan je toch die vergaderzaal afhuurt, dan kun je net zo goed meteen met de hele afdeling gaan. Of, je denkt, hoe meer zielen hoe meer vreugd. Wat is er beter dan om de input te krijgen vanuit zoveel mogelijk invalshoeken en disciplines. Fout. Houd het aantal deelnemers beperkt. Kies die mensen uit die ook echt inhoudelijk betrokken zijn bij het onderwerp of er een inhoudelijke bijdrage aan kunnen leveren. Het gevaar is namelijk dat er met een te grote groep mensen wel allerlei hersenspinsels over tafel geslingerd worden, maar dat uiteindelijk de gewenste verdiepingsslag er niet van komt. Wees dus selectief in je keuze voor buitenstaanders. Ze kunnen waardevolle inzichten geven, maar ze hebben ook een ander vertrekpunt. Voordat je het weet ben je constant bezig met het geven van toelichtingen op zaken die voor de specialisten vanzelfsprekende kennis vormen. Hoewel er geen vaste regels voor zijn, werkt het doorgaans het beste om een groep niet groter te laten zijn dan een man of vijf tot tien. Mocht je nu een brainstorm willen houden over een bedrijfsbreed thema, zoals het bepalen van je kernwaarden, splits mensen dan altijd op in groepjes. Als je voortaan op deze en de bovenstaande punten let, dan zul je zien dat je medewerkers met een afgerond gevoel naar huis gaan en jij ook echt iets aan hun ideeën hebt gehad

Bron: Sprout