Verdieping: rittenregistratie

De zakelijke kilometers of zelfs een auto van de zaak leveren vaak de nodige onduidelijkheden op. De Belastingdienst ziet er streng op toe dat er geen misbruik wordt gemaakt van de faciliteiten die de wet biedt. Om het wat te verhelderen, hebben wij een korte samenvatting gemaakt. Hoe zat het ook alweer?

Privéauto Heb jij een auto in privé, maar rijd jij deze ook zakelijk? Dan mag je voor zakelijke kilometers € 0,19 per kilometer declareren. Deze € 0,19 omvat autokosten zoals brandstof, onderhoudskosten, parkeren e.d. en is dus niet aftrekbaar op de winst. De btw van deze autokosten mag je echter wel als voorbelasting aftrekken, maar dan alleen voor het zakelijke deel. Je kunt hiervoor op twee manieren corrigeren:

1. door de zakelijk en privé gereden kilometers bij te houden in een kilometerregistratie: betaalde voorbelasting × (zakelijke kilometers/totaal kilometers) = aftrekbaar; of,
2. als jij geen kilometers bijhoudt, door 1,5% van de cataloguswaarde op btw-aftrek in mindering te brengen.

Auto van de zaak Een auto van de zaak hoef je niet bij jouw inkomen te tellen als je er niet of nauwelijks privé mee rijdt. Hiervoor vraag je bij de Belastingdienst een “verklaring geen privégebruik auto” aan. Als tegenprestatie voor het verkrijgen van deze verklaring moet je wel kunnen aantonen dat je niet meer dan 500 km per jaar privé rijdt. De Belastingdienst kan jou namelijk om een rittenregistratie vragen om aan te tonen dat jij niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden en dat het niet toepassen van de bijtelling terecht is. Je hebt dan een sluitende rittenregistratie nodig. Rittenregistratie De Belastingdienst verlangt een hoop gegevens omtrent de rittenregistratie. Een voorbeeldmodel, gemaakt door de Belastingdienst zelf, kun je vinden via deze link.

Verder geeft de Belastingdienst nog een aantal tips:

1. Nummer de ritten per dag.
2. Vul de route alleen in als die afwijkt van de gebruikelijke route.
3. Vul het bezoekadres in als het gaat om een zakelijke rit of als het gaat om een rit met zakelijke kilometers en privékilometers. Het bezoekadres is in beide gevallen het zakelijke adres dat je bezoekt.
4. Vul in of de rit privé was. Het karakter van een rit wordt bepaald door het doel van de rit. Als je tijdens jouw werk bijvoorbeeld een bezoek aan de dokter brengt en daarbij de auto gebruikt om tijd te besparen, geldt dit als een privérit.
5. Vul het aantal privé-omrijkilometers in. Je moet deze kolom alleen invullen als sprake is van een rit met zakelijke kilometers en privékilometers.
6. Zijn er meer gebruikers per auto? Dan moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker de rit heeft gemaakt. Voeg daarvoor bijvoorbeeld een extra kolom toe.

Controle De Belastingdienst heeft allerlei manieren om een bijgehouden kilometeradministratie te beoordelen op volledigheid en juistheid. Denk daarbij aan facturen, kilometerstanden die bij het tanken moeten worden ingevuld en de vastleggingen in jouw agenda. Je zou niet de eerste zijn waarbij men de gereden kilometers checkt met de afspraken die in jouw agenda staan. Verder wordt er ook weleens vergeleken met orderformulieren en rekeningen van de garage.

Wij helpen jou graag met het opzetten (en bijhouden) van een sluitende rittenregistratie. Wil je meer informatie over de auto van de zaak, neem dan gerust contact met ons op.