Oninbare facturen? Dit is wat je moet doen

Oninbare facturen, grote kans dat jij als ondernemer er al eens mee te maken hebt gehad. Uit onderzoek van Stichting betalingsachterstandenregistratie is gebleken dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven (55%) regelmatig de dupe is van betalingsachterstanden van klanten. Wat zou je als ondernemer kunnen doen om ervoor te zorgen dat onbetaalde facturen alsnog worden voldaan? Wij geven je graag wat tips om je op weg te helpen.

1: Leer de risico’s kennen

Elke onderneming loopt kans om vroeg of laat te maken te krijgen met langdurig openstaande facturen. Als ondernemer kun je dit proberen te beperken. Denk bijvoorbeeld aan het werken met vaste klanten en het kritisch durven zijn op klanten.

2: Zorg dat de factuur duidelijk is

Een goede factuur met een heldere omschrijving van de factuureisen is de eerste stap naar een tijdige betaling door de klant. Zowel koper als verkoper kunnen hun verplichtingen duidelijk zien. Hierdoor is de kans groter dat de betaling soepeler verloopt.

3: Stem termijnen af op de mogelijkheden van de debiteur

Soms kan er een opdracht gewonnen worden door een betalingstermijn af te stemmen, die beter past bij de planning en mogelijkheden van de debiteur. Hierbij moet je je afvragen hoeveel vertrouwen jij hebt in de klant.

4: Bel de klant

Wanneer jouw klant kampt met openstaande facturen, hoeft dit niet direct te duiden op kwade bedoelingen. Direct een sommatiebrief sturen nadat de betalingstermijn verlopen is, kan voor de klantrelatie schadelijk zijn. Wij adviseren daarom om eerst telefonisch contact te zoeken met de debiteur. Besteed niet teveel aandacht aan de oorzaken voor het uitblijven van de betaling, maar focus op het vervolg. Maak een mondelinge afspraak voor een nieuwe datum en laat deze schriftelijk bevestigd worden.

5: Stel een juiste sommatiebrief op

Stel na een of twee aanmaningen of na het niet nakomen van eerder gemaakte betalingsafspraken een goede sommatiebrief op, waarin duidelijk wordt aangeven wat de gevolgen zijn voor de debiteur in het geval dat de betaling uitblijft.

6: Is de vordering opeisbaar?

Deze vraag is zeer belangrijk wanneer een debiteur zijn factuur niet betaald heeft. Je moet je hierbij afvragen of de betalingstermijn verstreken is. In het geval dat er geen termijn bepaald is, kan een ingebrekestelling uitkomst bieden. Een ingebrekestelling is in feite een aanmaning op papier waarin je de klant een nieuwe kans biedt om binnen (vaak korte) termijn alsnog te betalen.

7: Vermeld incassokosten

Vermeldt zowel in het originele contract als later in de aanmaning expliciet dat de incassokosten voor rekening van de schuldenaar zijn. Dit is een kwestie van goede voorbereiding. Als je dit bij aanvang goed regelt, heb je er later geen omkijken naar.

8: Maak afspraken met een incassobureau

In sommige gevallen zal je een incassobureau in moeten schakelen. Als je deze nog moet zoeken op het moment dat je al een probleem hebt, kan het zijn dat je daar op dat moment geen tijd voor hebt. Het is daarom handig om vooraf een incassobureau uit te zoeken waarmee je zaken zou willen doen.

9: Opstarten van een gerechtelijk traject

Mochten de bovenstaande tips en andere pogingen geen effect hebben op de betaling van de openstaande facturen, dan kan een gerechtelijke traject opgestart worden. Zo kan via bijvoorbeeld een incasso kort geding een relatief snelle en eenvoudige procedure zijn om voor een (onbetwiste) vordering een vonnis te verkrijgen. Daarnaast kan er ook een gewone procedure worden opgestart, die meestal wat langer duurt. Welke procedure het meest geschikt is hangt af van de hoogte van de vordering en of de vordering door de debiteur (deels) betwist wordt.

10: Oninbare factuur, wat nu?

Wanneer een debiteur ondanks alle tijd en aandacht die je er aan besteed hebt niet in staat is om de factuur te betalen, dan kan deze als oninbaar worden bestempeld. Dit betekent dat de factuur niet meer voldaan zal worden. Vaak nemen ondernemers in dit geval het verlies en laten ze het er bij zitten. Het kan echter zo zijn dat jouw klant BTW heeft afgedragen over de openstaande factuur. Deze kun je onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.

Bron: "Factuur Niet Betaald? Onze 30 Tips bij Openstaande Facturen!" De Debiteurenbeurs. Accessed March 01, 2017.