De Belastingdienst: Veel gestelde vragen over de werkkostenregeling (WKR)

De Belastingdienst heeft een lijst opgesteld van veel gestelde vragen over de WKR. Hiermee is getracht duidelijkheid te bieden over de werking en toepassing van de WKR. Hieronder een greep uit enkele veel gestelde vragen.

Hoe bereken ik de vrije ruimte? De vrije ruimte is 1,2% van het totale fiscale loon van uw werknemers. Dit is het bedrag van kolom 14 van de loonstaat (zie paragraaf 8.2 van het 'Handboek Loonheffingen 2015'). Een keer per week hebben mijn werknemers een lunchvergadering. Ik zorg voor de lunch, die bestaat uit broodjes, fruit en drinken. Is deze lunch belast? Een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is gericht vrijgesteld. Een lunch met alleen werknemers is in het algemeen niet meer dan bijkomstig zakelijk. Ook niet als zij daarbij over het werk praten. Maar als de vergadering duidelijk een zakelijk karakter heeft, is er wel sprake van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Een vergoeding of verstrekking van de maaltijd is dan onbelast (zie paragraaf 20.1.3 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Een van mijn werknemers is gedetacheerd bij een klant. Naast € 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten met zijn eigen auto vergoed ik hem de kosten die hij maakt om bij deze klant te parkeren. Is deze vergoeding belast loon? Ja. Een reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer is gericht vrijgesteld. Dit bedrag is ook bestemd om eventuele parkeerkosten te betalen. Als u naast de € 0,19 per kilometer de parkeerkosten vergoedt, is deze vergoeding belast loon (zie paragraaf 21.1.4 van het 'Handboek Loonheffingen 2015'). U kunt de parkeervergoeding aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.2 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Ik ben Zelfstandige Zonder Personeel (zzp'er). Geldt de werkkostenregeling ook voor mij? Een zzp'er heeft geen werknemers en is zelf ook geen werknemer. De werkkostenregeling is daarom niet van toepassing op een zzp'er.

Ik ben directeur-grootaandeelhouder van mijn bv. De bv heeft geen ander personeel. Kan de bv jaarlijks de volledige vrije ruimte aan mij toekennen? Ja (zie paragraaf 4.2 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Ik betaal een ongevallenverzekering voor mijn werknemer. Is dit belast? Dat hangt af van de situatie. Er zijn 2 mogelijkheden:

1. Uw werknemer heeft zelf een ongevallenverzekering afgesloten en u vergoedt de premie. De vergoeding van de premie is belast loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
2. U hebt voor uw werknemer een ongevallenverzekering afgesloten. U betaalt de premie en uw werknemer kan aanspraak maken op de uitkering bij een ongeval. Het deel van de premie dat u betaalt voor de aanspraak op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit, is vrijgesteld. Zie voor meer informatie hierover paragraaf 19.1.7 van het 'Handboek Loonheffingen 2015'. Het deel van de premie dat u betaalt voor de aanspraak op andere uitkeringen, is belast. Maar u kunt dit deel van de premie ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Zie voor meer informatie over eindheffingsloon paragraaf 4.2 van het 'Handboek Loonheffingen 2015'.

Hoe werkt de werkkostenregeling bij een fiscale eenheid? De loonheffingen kennen geen fiscale eenheid. De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. U mag deze eindheffing wel op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u de vrije ruimte door het totale fiscale loon van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern, bij elkaar op te tellen. In deze collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen opnemen. Alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die de concernonderdelen aanwijzen als eindheffingsloon, zet u uiteindelijk af tegen de totale vrije ruimte van het concern. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt (zie paragraaf 8.1.5 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').